Informujemy, że strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.X
  • pl
  • cz
  • de
  • en
  • sp
  • fr
  • it
  • ru
licznik przesyłek
  • 1
  • 5
  • 8
  • 7
  • 4
  • 5
  • 7
  • 6
stan na:
************************************************************************************************************************

jakość POLTRAF

 NOWOCZESNE TECHNOLOGIE INFORMATYCZNE W FARMALOGISTYCE

Case study wdrożonego przez firmę Poltraf systemu zarządzania logistyką dystrybucji - SMS Control

Jarosław Mazur, "Świat Przemysłu Farmaceutycznego" 3/2012

 

Wyobraźmy sobie, że w ciągu miesiąca musimy zrealizować 70 tysięcy dostaw. Każdego dnia w trasę wyrusza ponad 140 samochodów: część na trasy lokalne, pozostałe – na wahadłowe. Codziennie wystawia się ponad 2,5 tysiąca listów przewozowych. Do każdego listu może być przypisanych kilka, kilkanaście przesyłek. Jak nad tym wszystkim zapanować? Jeśli dodamy, że transportowanym towarem są produkty lecznicze, sprawa komplikuje się jeszcze bardziej. Leki nie tylko trzeba dostarczyć na miejsce, ale także dokładnie udokumentować proces dystrybucji (z uwzględnieniem warunków, w jakich są przewożone). Niemożliwe? Firmie Poltraf udaje się to dzięki wykorzystaniu autorskiego systemu SMS Control.

 

Spółka Poltraf, rozpoczynając swoją działalność jako operator logistyczny, opracowała prosty, oparty na SMS-ach, system kontroli przebiegu procesu dystrybucji. Kierowcy, po odebraniu przesyłek od Nadawcy, wysyłali SMS-a z numerem listu przewozowego, a informacja trafiała do centrali spółki. Firma, w miarę swojego rozwoju, modyfikowała metody działania. Po stosowanym dawniej rozwiązaniu pozostała tylko nazwa. Dziś system SMS Control opiera się na najnowocześniejszych technologiach informatycznych i telekomunikacyjnych. Zbiera dane dotyczące wszystkich etapów dystrybucji, analizuje je, porządkuje, a następnie udostępnia, zarówno operatorowi logistycznemu, jak i jego Klientom.

 

Przyjmowanie zamówień

SMS Control zautomatyzował proces przyjmowania zamówień.

Klient może zlecić transport swoich produktów:

  1. a.      za pośrednictwem interfejsu webowego;

W tym przypadku, po zalogowaniu się na stronie internetowej, Klient wprowadza dane potrzebne do wystawienia listu przewozowego, a szczegóły dotyczące jego zlecenia są przesyłane do systemu głównego.

  1. b.      dzięki integracji wewnętrznego systemu Klienta z systemem SMS Control;

Na prośbę Klienta można dokonać integracji wewnętrznego systemu IT jego firmy z systemem SMS Control, tak aby wymiana informacji między nimi zachodziła automatycznie. Nie trzeba wtedy powielać procesu wprowadzania danych. To znaczne usprawnienie, zwłaszcza przy większej ilości zamówień.

  1. c.       poprzez internetowy moduł składania zamówień;

Jeśli Klient magazynuje swoje produkty w składzie konsygnacyjnym firmy, może zlecić ich wysyłkę poprzez internetowy moduł składania zamówień. Wystarczy wybrać rodzaj i numer serii towaru. Zlecenie trafia do systemu magazynowego. Po skompletowaniu zamówienia wszystkie dane zostają automatycznie przekazane do SMS Control, który – od tego momentu – kontroluje transport przesyłek.

 

Zbieranie danych

System SMS Control zbiera i analizuje dane dotyczące transportu produktów leczniczych oraz warunków, w jakich są przewożone. Wykorzystuje w tym celu:

  1. a.      urządzenia, w które wyposażone są pojazdy;

W pojazdach wykorzystywanych przez firmę Poltraf do transportu produktów leczniczych zamontowano sprzęt do pomiaru i rejestracji  temperatury oraz urządzenia GPS. System SMS Control sczytuje wysyłane z nich dane w trybie ciągłym. Dzięki temu można w  każdej chwili sprawdzić lokalizację pojazdu, prędkość z jaką się porusza oraz temperaturę, w jakiej przewożone są leki.

  1. b.      urządzenie zainstalowane w kontenerach chłodniczych;

Specjalistyczne kontenery chłodnicze Iso-Therm Active, wykorzystywane do transportu leków zimnym łańcuchu (czyli w temperaturze od + 2 °C do + 8 °C), są wyposażone w moduły GPS i GSM, rejestratory temperatury oraz własne zasilanie. Ciągły odczyt danych z tych urządzeń pozwala określić:

- temperaturę, w jakiej dystrybuowane są leki;

- dokładną pozycję kontenera chłodniczego;

- moment otwarcia i zamknięcia pokrywy kontenera;

- sposób, w jaki zasilany jest kontener chłodniczy.

Temperatura przewozu jest monitorowana i rejestrowana na bieżąco. Gdy zostanie zanotowany jej wzrost do + 7 °C lub spadek do + 3 °C, uruchamia się system alarmowy. Informacje o niebezpiecznej dla towaru zmianie warunków są przekazywane odpowiednim kierowcom i ekspedytorom (na terminale mobilne) oraz osobom zarządzającym wskazanym w procedurach (poprzez SMS-a lub e-mail). Kontenery chłodnicze można podłączyć do zróżnicowanych źródeł zasilania: 12/24/230V (w samochodach zamontowano specjalne gniazdka). W przypadku przerwania dopływu prądu wymagana temperatura utrzymuje się wewnątrz kontenera przez 48 godzin. 

  1. c.       terminale mobilne kierowców;

Terminale mobilne łączą w sobie funkcję skanera, telefonu, aparatu oraz modułu GPS. Kierowcy, za ich pomocą, skanują kody kreskowe, którymi opatrzone są listy przewozowe i etykiety transportowe (a w przypadku transportu w systemie Iso-Therm Active także kontenery chłodnicze i opakowania izotermiczne Poltraf Iso-Box). Kod, generowany podczas wystawiania listu przewozowego, jest źródłem informacji o przesyłce. Można z niego odczytać numer listu przewozowego i etykiety transportowej oraz rodzaj opakowania, w jakim mają być transportowane leki. Na podstawie numeru listu przewozowego można zidentyfikować nadawcę i odbiorcę towaru. Kody kreskowe są skanowane na każdym etapie dystrybucji: w momencie przyjęcia od nadawcy, załadunku, przeładunku, dostarczenia do odbiorcy. Dane na bieżąco spływają do głównego systemu, który weryfikuje, czy wszystkie czynności przebiegają prawidłowo. Przykładowo, jeśli kierowca będzie próbował umieścić towar przeznaczony do transportu w kontenerach chłodniczych na paletach, na jego terminalu mobilnym pojawi się informacja o pomyłce. Podobnie, jeśli w ciągu pięciu minut po odebraniu od nadawcy leków w opakowaniach izotermicznych Poltraf Iso-Box kurier nie umieści przesyłki w kontenerze chłodniczym, uruchomi się alarm ostrzegający o zbyt długim czasie załadunku kontenera chłodniczego.

 

Wymiana danych między systemem głównym i terminalami mobilnymi jest dwukierunkowa. System nie tylko analizuje informacje zebrane za pomocą tych urządzeń , ale także wysyła na nie listy załadunkowe, czyli spis wszystkich towarów, jakie kierowca powinien dostarczyć danego dnia. Listy załadunkowe zawierają szereg danych: numer listu przewozowego, informacje o warunkach, w jakich ma być transportowana przesyłka, (oraz opcjonalnie o pobraniu gotówki, zwrocie dokumentów do nadawcy, zleceniu odbioru itp.). Co więcej, osoby zarządzające transportem mogą w każdej chwili wysłać kurierom dodatkowe informacje i zlecenia, które automatycznie pojawią się na terminalu mobilnym.

 

Dostęp do zebranych informacji

Dane zebrane za pomocą terminali mobilnych oraz urządzeń zainstalowanych w pojazdach i kontenerach chłodniczych spływają do systemu głównego, są na bieżąco analizowane, agregowane i prezentowane pracownikom firmy oraz Klientom.

Operator logistyczny śledzi drogę wszystkich przesyłek oraz monitoruje warunki, w jakich przewożone są leki. Pełna kontrola zdarzeń zachodzących podczas procesu dystrybucji pozwala na natychmiastową reakcję w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości.

Klient ma dostęp do zebranych informacji poprzez interfejs webowy (po zalogowaniu się na stronie internetowej). Jeśli leki są przewożone z użyciem kontenerów chłodniczych Iso-Therm Active, Klient może w dowolnym momencie sprawdzić gdzie znajduje się jego przesyłka i w jakiej temperaturze jest transportowana. W przypadku leków dystrybuowanych w temperaturze od + 15 °C do + 25 °C, to operator logistyczny monitoruje warunki w trybie ciągłym, a w przypadku ich przekroczenia powiadamia nadawcę towaru.

Po dostarczeniu towaru system SMS Control podsumowuje wszystkie dane zarejestrowane w trakcie transportu i udostępnia je w formie raportu za pośrednictwem interfejsu webowego. Potwierdzenie zachowania wymaganego zakresu temperatury jest szczególnie istotne w przypadku leków transportowanych w zimnym łańcuchu (czyli w systemie Iso-Therm Active). Firma Poltraf wprowadziła usługę polegającą na prezentacji temperatury na terminalu mobilnym kierowcy po dostarczeniu przesyłki. Kierowca, na życzenie Odbiorcy, skanuje kod listu przewozowego. Na ekranie terminalu wyświetla się minimalna i maksymalna temperatura zarejestrowana podczas transportu oraz maksymalna przerwa odczytu (czyli czas, w którym system nie odbierał sygnału wysłanego przez terminal z powodu braku zasięgu sieci GSM). Chwilowa utrata połączenia z siecią GSM nie powoduje przerwania rejestracji temperatury. Urządzenia są wyposażone w pamięć, w której zapisują wyniki pomiarów. Brakujące dane trafiają do systemu głównego, gdy tylko połączenie zostanie nawiązane na nowo.

 

Przeprowadzanie rozliczeń

Szczegółowy rejestr wszystkich zrealizowanych operacji znacznie usprawnia przeprowadzanie rozliczeń z Klientem. System SMS Control jest sprzężony z modułem do rozliczeń, który na podstawie dostępnych informacji podsumowuje ilość nadanych przez Klienta przesyłek, kategorie w jakich zostały nadane oraz wykonane usługi dodatkowe. W oparciu o indywidualny cennik nadawcy generuje raport i przeprowadza rozliczenie. 

 

System SMS Control powstał dzięki połączeniu najnowocześniejszych technologii informatycznych i telekomunikacyjnych oraz w oparciu o szczegółowe procedury operacyjne opracowane przez Poltraf. Biorąc pod uwagę rezultaty osiągane przez firmę Poltraf (średnia terminowość dostaw w 2011 roku wyniosła 98,67%, a ilość zdarzeń związanych z przekroczeniem ustalonych warunków transportu w systemie Iso-therm Active od momentu jego uruchomienia do dzisiaj wyniosła 0), można z pełną odpowiedzialnością potwierdzić jego skuteczność.

Logowanie do systemu

Przejdź do logowania»

Zarządzanie przesyłkami

Wpisz numer swojej przesyłki

Zapytaj konsultanta

Infolinia:

+48 71 3153225

Kontakt»