Informujemy, że strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.X
  • pl
  • cz
  • de
  • en
  • sp
  • fr
  • it
  • ru
licznik przesyłek
  • 1
  • 5
  • 8
  • 7
  • 4
  • 5
  • 7
  • 6
stan na:
************************************************************************************************************************

jakość POLTRAF

"Outsourcing usług logistycznych w branży farmaceutycznej" OUTSOURCING MAGAZINE 2011

Piotr Król, Prezes Zarządu Poltraf Sp. z o.o.

 

Logistyka w branży farmaceutycznej przez wiele lat traktowana była dość po macoszemu. W przedsiębiorstwach, zwłaszcza handlowych, procesy logistyczne utożsamiane były wyłącznie z działalnością pomocniczą i uzupełniającą dla sprzedaży i produkcji. Dlatego też pierwsze działania związane z nawiązywaniem współpracy w ramach outsourcingu ograniczały się głównie do transportu oraz sporadycznie do procesów magazynowych.
Pierwszą grupą procesów logistycznych jakie były „wyprowadzane” z przedsiębiorstw były usługi transportowe. Popularne stało się przekształcenie, czy też namawianie swoich pracowników, zatrudnionych jako kierowcy na zakładanie własnych firm transportowych i przechodzenie z umowy o pracę na świadczenie usług transportowych. Działania takie wynikały głównie z kwestii kosztowych i organizacyjnych wewnątrz przedsiębiorstw. Z czasem z małych jednoosobowych firm zaczęły powstawać większe przedsiębiorstwa, które nie tylko oferowały swoim zleceniodawcom tańszą formę współpracy, ale także przejęcie na siebie części obowiązków organizacyjnych i częściowej odpowiedzialności za procesy operacyjne.
Praktycznie na tym etapie nie można było jeszcze mówić o typowym outsourcingu. Transport zewnętrzny stanowi bowiem, z punktu widzenia Prawa farmaceutycznego, element transportu zleceniodawcy (wytwórcy, hurtowni). Dlatego to rozwiązanie było traktowane przez firmy raczej jako wewnętrzna modyfikacja własnego systemu niż model oparty na podwykonawcy.
Outsourcing procesów magazynowych polegał na przekazywaniu swoich towarów do składów konsygnacyjnych, prowadzonych przez firmy logistyczne i niektóre hurtownie farmaceutyczne. Należy tutaj zauważyć, że działalność polegająca na prowadzeniu składu konsygnacyjnego obwarowana jest bardzo restrykcyjnymi przepisami Prawa farmaceutycznego. Magazyn składu musi spełniać wszystkie wymogi stawiane hurtowniom farmaceutycznym, dotyczące w szczególności zachowania odpowiednich warunków, funkcjonalności pomieszczeń i wyposażenia. Stanowiło to dość poważną barierę wejścia na rynek farmaceutycznych dla przedsiębiorstw logistycznych, dla których potencjalne korzyści były zbyt małe w porównaniu z ponoszonymi nakładami i przejmowaną odpowiedzialnością. Dlatego w tamtym okresie podstawowym celem składu konsygnacyjnego było zbliżenie produktów do klienta bez konieczności przeprowadzania transakcji handlowych. Dla firm farmaceutycznych proces ten kojarzony był raczej z ponoszeniem dodatkowych kosztów operacyjnych niż z bezpośrednimi przychodami z racji prowadzenia czy korzystania ze składu konsygnacyjnego.
Znaczące zmiany w podejściu do outsourcingu rozpoczęły się wraz z rozwojem dystrybucji bezpośredniej produktów leczniczych w momencie pojawienia się na rynku farmaceutycznym pierwszych firm działających jako wyspecjalizowani operatorzy logistyczni.
Przez pojęcie „wyspecjalizowany operator logistyczny” rozumiemy firmę, która oprócz tego, że odpowiada za wszelkie procesy logistyczne związane z magazynowaniem i dystrybucją leków, przejmuje na siebie pełną odpowiedzialność prawną wynikającą z Prawa farmaceutycznego. Jest to możliwe dzięki potraktowaniu składu konsygnacyjnego nie tylko jako rodzaj  magazynu (co było naturalne w minionym okresie), ale jako formę przedsiębiorstwa, określonego w Prawie farmaceutycznym i posiadającego takie same uprawnienia co hurtownia farmaceutyczna. Prowadzenie składu konsygnacyjnego stało się „furtką” do rozszerzania działalności o nowe usługi, zarezerwowane do tej pory wyłącznie dla przedsiębiorstw określanych jako farmaceutyczne.
Drugie hasło kojarzone z rozwojem usług logistycznych to dystrybucja bezpośrednia. Pojęcie to bardzo często jest mylone z dostawami bezpośrednimi (dostawa towaru z magazynu wytwórcy do odbiorcy ostatecznego) i sprzedażą bezpośrednią (sprzedaż towarów przez wytwórcę do odbiorcy ostatecznego).
Przyjmijmy, że w procesie dystrybucji uczestniczy wytwórca, firma współpracująca ‒ organizująca dostawę i odbiorca ostateczny upoważniony do odbioru towaru. Na rynku farmaceutycznym mamy trzy podstawowe modele dystrybucji: dostawy bezpośrednie, sprzedaż hurtową i dystrybucję bezpośrednią.
W pierwszym przypadku, bez względu na ilość firm współpracujących przy tworzeniu łańcucha dostaw, odpowiedzialność względem Prawa farmaceutycznego leży zawsze po stronie wytwórcy. Jednocześnie wytwórca do momentu dostarczenia towaru do odbiorcy ostatecznego jest właścicielem towaru.
W drugim przypadku firmą organizującą dostawę jest hurtownia. W procesie dystrybucji, po odebraniu towaru przez hurtownię staje się ona właścicielem towaru, ale jednocześnie przechodzi na nią odpowiedzialność za wszelkie procesy związane z dystrybucją (produkty wchodzą do obrotu hurtowego hurtowni).
W dystrybucji bezpośredniej w całym procesie związanym z dostawą właścicielem towaru jest wytwórca, jednak z chwilą przejęcia towaru przez firmę współpracującą, z punktu widzenia Prawa farmaceutycznego staje się ona w pełni odpowiedzialna za przejęty towar. I właśnie zależność pomiędzy odpowiedzialnością za procesy logistyczne a przeniesieniem własności powinna być traktowana jako główna cecha określająca dystrybucję bezpośrednią. Dystrybucja bezpośrednia jest procesem złożonym. Obejmuje zarówno transport pełnosamochodowy jak i dostawy drobnicowe. Ta ostatnia czynność związana jest z koniecznością posiadania własnych komór przeładunkowych, co znowu jest możliwe dzięki prowadzeniu składu konsygnacyjnego. W tym momencie zataczamy pewne koło, w którym skład konsygnacyjny jest jednocześnie elementem oferty firmy logistycznej oraz formą prawną umożliwiającą jej rozszerzanie o nowe usługi.
Firmy farmaceutyczne bardzo szybko zorientowały się jak duży komfort daje możliwość przeniesienia pełnej odpowiedzialności prawnej i operacyjnej za procesy logistyczne na zewnątrz przedsiębiorstwa. Jednocześnie logistyka zaczęła być traktowana nie tylko jako działalność pomocnicza, związana z koniecznością ponoszenia odpowiednich kosztów, ale jako element strategii przedsiębiorstwa mogący mieć dodatni wpływ na sprzedaż, a tym samym wyniki firmy.
Wzrost zainteresowania usługami logistycznymi ze strony przedsiębiorstw farmaceutycznych związany był także z wyraźnym wzrostem jakości obsługi. Na rynku pojawiły się nowe podmioty, które przeniosły do branży farmaceutycznej innowacyjne rozwiązania wykorzystywane w innych gałęziach przemysłu, a na rynku farmaceutycznym dotąd niestosowane. Rejestracja temperatury w magazynach poprzez wpisy do zeszytów została wyparta przez komputerowe systemy z całodobową rejestracją. W transporcie zaczęto stosować kody kreskowe do rejestracji zdarzeń. Do zabezpieczenia zimnego łańcucha dostaw używane są profesjonalne opakowania izotermiczne do tej pory stosowane głównie w przesyłkach samolotowych.
Obecnie procesy „wyprowadzane” na zewnątrz przedsiębiorstwa nie dotyczą wyłącznie magazynowania, kompletacji towarów i dystrybucji do odbiorców ostatecznych. Outsourcing objął swoim zasięgiem także dodatkowe operacje pośrednio powiązane z powyższą działalnością. Na pierwszy rzut poszło wystawianie dokumentów sprzedaży w imieniu zleceniodawcy. Skoro już firma zewnętrzna miała dostęp do oferty i jednocześnie nie stanowiła dla zleceniodawcy konkurencji, mogła przejąć na siebie przyjmowanie zleceń w jego imieniu. Dokumenty potwierdzające dostawę także mogły być odsyłane do zleceniodawcy lub mogły pozostawać w miejscu, gdzie i tak kierowcy musza się z nich rozliczyć – to przykład outsourcingu usług archiwizacyjnych. Inne usługi oferowane przez wyspecjalizowanych operatorów logistycznych to: obsługa działalności marketingowej, odprawy celne, utylizacja i w końcu kontrola działań niepożądanych, proces gwarantujący bezpieczeństwo produktu i bezpieczeństwo firmy, tym samym powiedzmy najwyższy stopień zaufania.
Na koniec warto się zastanowić dlaczego firmy farmaceutyczne nie zawsze chcą korzystać z pełnego outsourcingu usług logistycznych.
Przyczyny można podzielić na dwie podstawowe grupy. Pierwszą stanowią ograniczenia strategiczne i operacyjne. Firma preferująca sprzedaż hurtową nie jest w ogóle zainteresowana rozwojem logistyki wewnątrz przedsiębiorstwa. Inne przedsiębiorstwo, dla którego priorytetem jest zachowanie jak najwyższej jakości usług lub pełnej kontroli nad produktem, koncentruje się na rozwoju własnej sieci dystrybucji, co z drugiej strony może okazać się najdroższym rozwiązaniem. Jeszcze inny powód może być związany z bardzo dużą liczbą klientów i ryzykiem związanym z odzyskiwaniem należności. Mimo potencjalnych korzyści w logistyce firma woli pozostać przy sprzedaży przez pośredników i na nich przenieść wspomniane ryzyko.
Takie i podobne powody są jak najbardziej  prawidłowe i normalne. Nie ma tu znaczenia czy decyzja została podjęta słusznie czy nie. Liczy się fakt, że została ona podjęta świadomie, w oparciu o wszelkie dostępne informacje z rynku i podparta przynajmniej podstawową analizą.
Drugą grupę powodów niekorzystania z outsourcingu stanowią ograniczenia „toksyczne” czyli takie, które nie mają nic wspólnego z biznesem, ekonomią czy polityką firmy, a są następstwem zwykłych niedomówień, niewiedzy czy słabości pracowników i współpracowników.
Pierwszy przykład ograniczeń toksycznych to opór personelu. Ten hamulec zmian nie wynika nawet z winy pracowników. Może być spowodowany strachem przed zmianami. Ludzie boją się nowego lub nie wierzą, że coś można zmienić. Często wrodzony konformizm nakazuje im pozostawać w tym co jest. Problem pojawia się, gdy opór wynika ewidentnie ze strachu przed utraceniem własnych korzyści. Niestety takie zjawisko nie jest marginalne i dotyczy wielu firm z branży farmaceutycznej.
Kolejne przykłady są mniej drażliwe, ale podobnie istotne. Opinie prawne. Często przed podjęciem współpracy firma korzysta z opinii znanej kancelarii, czy takie a takie działanie jest zgodne z prawem. Kancelarie opierając się tylko na podstawowych przepisach prawa często opiniują współpracę negatywnie i projekt trafia do szuflady.
Problem polega na tym, że osoby, które opinię wydają, są prawnikami, a nie specjalistami z branży. Odnoszą się dokładnie do tego co zostało im przedstawione i rzeczywiście w przypadku usług logistycznych często jest to na pograniczu prawa. Natomiast często w projekcie wystarczy zmienić jedno założenie, wprowadzić kilka modyfikacji i już ten sam projekt może być jak najbardziej zgodny z prawem.
Strach przed reakcją otoczenia,, a dokładnie partnerów i klientów, jest przykładem, dlaczego dystrybucja bezpośrednia nie jest realizowana w ramach outsourcingu. Firmy podchodzą do tematu w sposób zero-jedynkowy. Albo całą sprzedaż należy przenieść do dystrybucji bezpośredniej, albo żadnej. Jest to jeden z podstawowych błędów popełnianych przy definiowaniu czym jest dystrybucja bezpośrednia i nie ma się co dziwić reakcji osób odpowiedzialnych za sprzedaż, że przy takim podejściu negują wszelkie zmiany. Firmy często nie rozumieją, że dystrybucja bezpośrednia jest jednym z modeli dystrybucji. Tym samym może dotyczyć tylko wybranej grupy produktów lub wybranej grupy klientów, lub też po prostu być uzupełnieniem dystrybucji opartej na pośrednikach jakimi są hurtownie.
Temat kolejny to ocena możliwości. Duża grupa osób decyzyjnych wciąż  kojarzy outsourcing usług logistycznych wyłącznie z magazynowaniem i transportem. Nie dostrzega tego, o czym pisałem powyżej, a mianowicie szerokiego wachlarza usług oferowanych przez operatorów logistycznych.
Prowadzi to do następnej toksycznej pułapki jaką jest błędna ocena korzyści wynikających z outsourcingu. Czasami błędna analiza opłacalności wynika z nieznajomości pełnej oferty potencjalnego partnera. Z drugiej strony może być wynikiem pozostawienia decyzji osobie, która patrząc przez pryzmat tylko swojego działu, nie widzi korzyści jakie mogłoby osiągnąć całe przedsiębiorstwo.
Rynek jednak się zmienia. Outsourcing usług logistycznych w branży farmaceutycznej doprowadził do pozytywnych zmian w dziedzinie bezpieczeństwa i jakości i nadal powinien się rozwijać.

Logowanie do systemu

Przejdź do logowania»

Zarządzanie przesyłkami

Wpisz numer swojej przesyłki

Zapytaj konsultanta

Infolinia:

+48 71 3153225

Kontakt»